Si vous êtes un entrepreneur, un solopreneur ou encore un infopreneur, mieux gérer son temps est devenu une compétence primordiale dans nos vies modernes.
Nul ne peut se targuer de ne jamais avoir croulé sous les tâches et les nombreux projets. Il n’y a pas de honte à cela, personne ne nous y prépare. Et pourtant, c’est l’une des compétences les plus importantes dans l’entrepreneuriat après la vente.
Passer à côté de cette compétence ou l’ignorer serait imprudent de votre part. Quand on veut créer et développer une entreprise, le marché ne nous attend pas. Il avance avec nous ou sans nous.
1. La Planification stratégique pour mieux gérer son temps
Je vous invite à définir votre plan stratégique pour votre business en vous donnant la permission de vous accorder du temps pour réaliser cela. Planifier vos objectifs principaux et vos sous-objectifs, essayer dans un premier temps de le faire sur les trois prochains mois. Et quand vous serez plus à l’aise, vous pourrez tenter de le faire sur une année complète.
Peu importe, qu’il vous faille une heure ou une semaine, je vous demande de ne rien commencer d’autre avant d’avoir correctement réalisé votre feuille de route. Je ne veux pas que vous commettiez la même erreur que moi quand j’ai débuté ma carrière de coach professionnel. Alors, ne faites pas la même.
2. Travailler par bloc de temps (batching, Time boxing, time blocking)
Faire un peu de tout, être en mode freestyle, ça ne mène généralement à rien de profond. C’est la douloureuse leçon que j’ai apprise lors de mes débuts.
Ainsi, pour mieux gérer votre temps, je vous invite à utiliser les trois méthodes suivantes : le batching, le time boxing et le time blocking.
Le batching (ou gestion par lots)
- Le batching consiste à regrouper des tâches similaires et à les accomplir ensemble plutôt que de les disperser tout au long de la journée. L’idée est de réduire le nombre de transitions entre différentes tâches pour être plus efficace.
- Par exemple, au lieu de répondre à des e-mails tout au long de la journée, on peut consacrer un bloc de temps spécifique, comme une heure, pour répondre à tous les e-mails à la fois.
- Cela permet de se concentrer pleinement sur une catégorie de tâches et d’éviter la surcharge cognitive liée aux changements fréquents de type de tâche.
Le Time Boxing (ou encadrement du temps)
- Le time boxing consiste à attribuer un temps fixe et limité à une tâche spécifique, indépendamment du fait que la tâche soit terminée ou non à la fin du temps imparti. Cela crée une contrainte qui peut encourager à travailler plus efficacement et à éviter la procrastination.
- Par exemple, vous pourriez définir un « time box » d’une heure pour rédiger un article, même si vous n’avez pas terminé. À la fin du temps imparti, vous passez à la tâche suivante.
- L’objectif est de limiter la durée d’une tâche pour éviter la tendance à passer trop de temps sur une seule activité.
Le Time Blocking (ou blocage du temps)
- Le time blocking est un système où vous bloquez des périodes spécifiques de la journée pour accomplir certaines tâches ou types d’activités. Vous créez un emploi du temps détaillé et attribuez des plages horaires dédiées à des tâches spécifiques, telles que la création de contenu, la gestion des e-mails, ou la concentration sur des projets importants.
- Par exemple, vous pouvez planifier des blocs de 9 h à 11 h pour travailler sur un projet, puis de 11 h à 12 h pour répondre à vos e-mails.
- Le time blocking est une méthode d’organisation du temps à plus grande échelle, où vous planifiez des plages horaires complètes plutôt que de limiter chaque tâche à une période courte.
Bien qu’ils aient des différences, ces trois concepts sont souvent utilisés ensemble pour améliorer la gestion du temps et l’efficacité.
3. La méthode eat the frog (avez le crapaud)
La méthode « Eat That Frog » (ou « Mange ce crapaud » en français) est une technique de gestion du temps popularisée par Brian Tracy dans son livre du même nom. L’idée centrale de cette méthode est de commencer la journée par la tâche la plus difficile, la plus importante, et souvent la plus redoutée.
Ainsi, vous surmonterez la procrastination et vous libérerez de l’énergie pour le reste de la journée. C’est une manière de rendre vos journées de travail plus efficaces et productives.
À vous de jouer, quelle est votre tâche la plus importante à réaliser pour demain ?
4. Tenir un agenda
Que ce soit un agenda en papier ou en version numérique, ce dernier est un outil indispensable que vous devez avoir pour mieux gérer votre temps.
Un agenda vous permet de structurer et de planifier vos journées. Vous pouvez y inscrire vos rendez-vous et bloquer du temps pour vos activités en utilisant des blocs de temps comme nous l’avions vu un peu plus haut dans cet article.
Le fait de se servir d’un agenda va vous permettre également de mieux visualiser ce que vous avez à faire, vous aidant ainsi à lutter contre la procrastination (à condition d’ouvrir votre agenda).
Alors à vos agendas :).
5. La loi de Carlson ou loi des séquences homogènes
Saviez-vous qu’une tâche réalisée en une seule fois prend moins de temps et de ressource en énergie que si elle avait été réalisée en plusieurs fois ?
C’est là toute la théorie de la loi de Carlson qui date de 1951, suite à une observation sur la productivité des managers. Il s’aperçut que les managers étaient dérangés toutes les 20 minutes, ce qui ralentissait leur productivité.
Et de nos jours, ces interruptions se sont amplifiées, ce n’est pas rare qu’un manager soit dérangé toutes les dix minutes. Même si vous n’êtes pas un manager, ne vous croyez pas à l’abri de ce phénomène. Même les entrepreneurs sont souvent dérangés dans leur travail.
Assurez-vous de ne pas confondre les pauses avec les interruptions imprévues.
Les solutions sont de dire non à toutes ces interruptions et de supprimer les distractions. C’est ce que je vous propose de découvrir dans la suite de cet article.
6. Dire non aux sollicitations
Ne me croyez pas sur parole, mais je vous demande de tester ce que je vais vous dire. Dire non vous permettra de gagner un temps fou sur l’avancement de vos projets.
Pourquoi ? Cela vous permettra de rester focalisé sur ce que vous avez décidé de faire, et non sur les attentes des autres.
Il convient, cependant, d’avoir bien identifié en amont vos priorités et de faire comprendre à votre entourage que vous ne serez pas disponible durant les heures que vous aurez convenu. Ainsi, personne ne viendra vous déranger et vous resterez concentré sur vos tâches.
7. Supprimer les distractions
Pour mieux gérer son temps, l’une des solutions les plus efficaces que je connaisse, sont celles d’éliminer toutes distractions qui seraient susceptibles de vous déranger.
Ce que j’entends par distractions, ce sont les notifications que nous pouvons recevoir à longueur de journée, tels que les SMS, un e-mail, un appel téléphonique…
Saviez-vous que chaque interruption dans votre travail vous fait perdre non seulement en concentration, mais aussi que vous aurez besoin d’un laps de temps plus ou moins long (environ trois minutes) pour vous remettre au travail ? Avouez que ce n’est pas l’idéal pour celui qui veut bien gérer son temps !
Ce que je vous propose, c’est de reprendre le contrôle de la situation en ne retenant que ce qui est vraiment important et urgent pour vous.
8. Organisez votre espace de travail
Oui, je connais l’expression qui dit : « Je ne suis pas bordélique, je suis créatif ». Mais, entre nous, vous y croyez vous ? Allons restons sérieux et mettons-nous au travail sérieusement en mettant un peu d’ordre sur notre espace de travail.
Et cela passe aussi bien pour le bureau que dans la pièce où l’on travaille. Je vais vous donner quelques petites astuces d’organisation :
- Déterminer pour chaque chose une place qui lui est dédiée et ne déroger jamais à la règle.
- Ranger votre bureau et la pièce de travail quand votre journée est finie.
- Investissez dans des classeurs si vous avez des documents papier à ranger.
- Prévoyez tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour bien travailler (crayons, papier, cahiers…)
9. Créer des to do list
Attention danger ! La création de to do list peuvent être bénéfique comme néfaste. Utilisez-les à bon escient. Pourquoi ? Car, les to do list ont tendance à s’allonger, vous allez être vite submergé et vous n’en ferrez pas la moitié.
Je vous suggère de réduire considérablement votre liste de tâches à accomplir. Notez les éléments qui sont très importants pour vous. L’avantage d’une telle liste, c’est que cela peut être gratifiant de barrer ce que vous avez accompli.
Je vais vous confier une chose, je n’utilise pas de liste, mais, plutôt un système d’A.P.C et de A.S que je consigne dans mon cahier stratégique.
10. Utiliser la méthode gtd
La méthode reconnue dans le monde entier et utilisée par beaucoup d’entrepreneurs pour mieux gérer son temps. Vénérée par certains, critiquée par d’autres, force est de constater que la méthode gtd est très efficace et permet de mieux gérer son temps.
La méthode gtd s’appuie sur 5 piliers :
- Saisir/capturer
- Clarifier
- Organiser
- Planifier
- Agir
Je les ai moi-même intégrés dans mon système de gestion de productivité. Résultat, ma boite e-mail est vide quand j’arrête de travailler en fin de journée.
11. La méthode PARA
Je suis presque sûr que cela vous est déjà arrivé de vouloir trouver une information sur votre ordinateur, mais, devant la quantité de fichiers qui s’y trouve, vous y avez renoncé.
Avez-vous déjà quantifié le nombre de minutes ou d’heures que vous aviez perdu à rechercher une information sur votre ordinateur ? Non, et bien allez-y et vous verrez que vous serez surpris du résultat !
Bien gérer vos documents passe par l’adoption d’une méthode d’organisation de l’information numérique. C’est là que la méthode P.A.R.A de Tiago Forte intervient.
La méthode P.A.R.A est constituée de quatre catégories :
- Projet
- Aires
- Ressources
- Archives
Il y a que quatre catégories à gérer, c’est simple et efficace et cela aide grandement à mieux gérer son temps. Le système se veut structurant et cohérent de telle manière qu’il en devient facile de retrouver un fichier, un document ou un dossier. De plus, cette méthode est efficace pour déterminer vos priorités et à rester concentrée sur vos projets du moment.
12. Utiliser la méthode Eisenhower
Qui, de nos jours n’a jamais entendu parler de la méthode Eisenhower ? Alors, pour faire simple, cette méthode va vous permettre de classer vos actions en fonction de vos priorités grâce aux quatre quadrants :
- 1er quadrant – À faire : Ce sont les tâches urgentes et importantes.
- 2e quadrant – À planifier : Ce sont les tâches non urgentes, mais importantes.
- 3e quadrant – À déléguer : Ce sont les tâches urgentes, mais pas importantes.
- 4e quadrant – À abandonner : Ce sont les tâches non urgentes et non importantes.
Une fois que vous aurez réalisé ce travail de classification, vous y verrez plus clair et cela vous permettra de mieux utiliser votre temps.
13. Tracker votre temps
Pour mieux gérer son temps, vous devez savoir ou passe votre temps durant la journée. C’est aussi simple que cela. Bon, OK, ce n’est pas si simple, je vous l’accorde. C’est pour cela qu’il existe des applications qui vont vous aider à tracker votre temps.
Personnellement j’utilise la plateforme « Toggl » qui est gratuite et on peut facilement tracker notre temps sur les tâches que nous sommes en train d’accomplir.
Autre avantage et non des moindres : vous pourrez consulter et analyser votre historique mensuel et annuel. Idéal pour voir ou vous avez passé le plus de temps.
14. Le principe de Pareto 20/80
La loi ou le principe de Pareto vous permet de mieux gérer votre temps, car, vous allez vous concentrer sur les 20% d’actions qui vont vous rapporter 80% de résultats.
De plus, quand vous êtes en mode 20/80, vous êtes à être plus organisé et moins submergé par les tâches non essentielles.
Je vous invite maintenant à identifier les actions qui sont importantes pour vous et votre business et à concentrer votre temps et votre énergie dessus, cela vous évitera de vous disperser sur des activités moins productives.
15. La loi de Parkinson
La loi de Parkinson, c’est le fait d’en faire plus dans un minimum de temps cas l’accoutumé. Bien souvent on croit que l’on n’est pas capable d’abattre beaucoup de travail, ou de faire la même chose, mais dans des délais plus courts.
Or, en utilisant la loi de Parkinson, vous allez être très surpris des résultats que vous allez obtenir.
Par exemple, si vous avez l’habitude de rédiger un article de blog ou un script pour une vidéo en 2h, essayer de le faire en moins de temps. Imposez-vous, par exemple, de le faire en 1h45, puis 1h30 et voyez la magie opérer.
16. The one things
En mettant le focus sur la chose la plus importante à accomplir en premier, nous sommes sûrs d’avancer vers nos objectifs. Dites adieu une bonne fois pour toutes à la dispersion, et priorise juste une seule chose.
Par exemple, si vous avez déterminé pour votre business qu’il fallait que vous mettiez l’accent sur le marketing, concentrez-vous que sur cet aspect et occultez le reste.
17. La prise de note
La gestion du temps passe aussi par savoir prendre des notes. Il y a beaucoup de méthode pour cela, mais j’en ai retenu que quatre :
- La méthode Tony Buzan
- La méthode Cornell
- Le sketchnoting
- La méthode C.O.D.E (capturer, organiser, distiller, exprimer)
Chacune de ses méthode ou approche à ses avantages et inconvénient. Mais, ce qu’il faut que vous reteniez, c’est que savoir prendre des notes vous fera gagner un temps précieux.
18. Apprendre à lire plus vite
Dans le même état d’esprit que la prise de note, il s’agit ici de lire plus vite et de retenir les informations qui nous intéressent.
Pas besoin de vouloir être un champion de la lecture rapide pour pouvoir améliorer notre vitesse de lecture et notre taux de rétention de l’information.
Quand vous débutez dans l’entrepreneuriat et même après, il y a une tonne de livres, de documents, de formations à lire. Moins cela vous prendra de temps et plus vous pourrez consacrer le temps que vous aurez gagné à autre chose.
19. Automatisez vos tâches récurrentes
Avec l’apparition des outils numériques et maintenant de l’IA, il nous est plus facile désormais de pouvoir automatiser nos tâches.
En tant qu’entrepreneur, vous devez certainement avoir à réaliser l’envoi d’e-mail, de newsletters et bien cela peut être automatisé. Vous pouvez programmer à l’avance vos posts sur les réseaux sociaux. Vous avez aussi la possibilité d’automatiser l’envoi de vos factures, devis et autres.
Conclusion
Comme vous avez plus le lire, il existe de nombreuse façons de bien gérer son temps. Cependant, ce qui est important, ce n’est pas tant tous ces conseils, c’est le fait d’avoir la volonté de changer ses habitudes de travail.
Dites-moi dans les commentaires, quel est le conseil que vous allez mettre en place dès demain dans votre entreprise ?
